石墨文档AI协同写作教程：团队文档效率翻倍 – 百宝库

石墨AI：把协同文档变成会干活的文档

石墨文档是国内常用的在线协同工具，它的AI能力内嵌在文档和表格里：选中文字就能续写、润色、翻译、总结，表格里还能用自然语言生成公式。团队场景下，用得最多的其实是4个动作，本教程逐一演示。

开会时在石墨新建文档，把聊天记录、语音转文字结果或随手记的要点贴进去，然后对AI说：请把以上内容整理成标准会议纪要，包含：会议主题、参会人、讨论要点、决议事项、待办（责任人+截止时间）。AI会输出一份结构完整的纪要，你只需要核对补充。

技巧：会议一结束就整理，趁记忆新鲜补上AI没抓到的潜台词（比如谁对方案有保留意见）。让AI负责结构，你负责判断。

写方案最怕白纸起步。给AI一个提示词框架：请写一份项目名实施方案，包含背景、目标、执行步骤（分3个阶段）、资源需求、风险与应对。目标受众是老板或客户，语气专业简洁。得到初稿后，用石墨的多人协同功能拉同事一起改，比从零写快一倍。

进阶：写周报月报时，把本周的工作记录贴给AI，请按目标、进展、问题、下周计划结构生成周报，再把成果链接附上，一份周报5分钟成型。

团队文档改稿最耗时的是同一内容反复调语气。石墨AI支持选中段落直接润色：选中后点AI助手，可选更正式、更简洁、更亲和等风格。对外文档（给客户、给领导）统一用更正式，内部文档用更简洁，两步完成风格统一。

还有一个隐藏用法：让AI把这段冗长文字压缩到100字以内，用于把长文提炼成邮件摘要或汇报要点。

在石墨表格里，AI公式功能支持自然语言生成公式。比如你想统计销售额大于1万的订单数量，直接在单元格输入描述或使用AI助手，它会生成对应的 COUNTIFS 公式。对不熟函数的人来说，这直接消灭了百度函数语法的时间。

实测高频场景：条件求和（SUMIF）、多条件统计（COUNTIFS）、文本拆分（TEXTSPLIT类）、日期计算（DATEDIF）。把需求说成人话即可。

AI生成的内容会以普通文字形式写入文档，不影响实时协同。建议约定：AI起草的段落用特定颜色标记（如灰色），人工审核后再改成黑色，避免AI写的没审就发出去了。同时开启文档版本历史，AI大改前先保存一个版本，随时可回滚。这样团队既享受AI的速度，又守住内容质量。