用 AI 整理会议纪要：先做行动项，再做摘要

会议纪要真正要解决什么

会议结束后最容易丢失的不是讨论过程，而是“谁在什么时间前做什么、卡在哪里、还要谁确认”。因此，AI 的第一项任务不应是写一段漂亮摘要，而是从记录中抽取可执行事项；摘要放在第二步。

推荐的两步流程

第一步：结构化提取。把录音转写或手写记录贴给 AI，要求输出“决定、行动项、待确认、风险”四栏。每一条行动项必须写负责人、截止时间和依赖项；原始记录没有的字段必须留空并标注待确认。

第二步：人工补齐后再摘要。主持人只需检查争议点和缺失字段，再让 AI 生成 150 至 300 字摘要。这样摘要建立在已核对的行动项上，不会把猜测写成结论。

可用提示词

请根据以下会议记录抽取：
1. 已做决定；2. 行动项（事项/负责人/截止时间/依赖项）；
3. 待确认问题；4. 风险或分歧。
规则：只能使用原文信息；未明确的负责人和日期填写“待确认”；
不要把讨论意见写成已决定事项。
【会议记录】

为什么要限制“只能用原文”

生成式工具擅长补全语言，也可能把模糊表述补成确定承诺。例如“下周看看”不等于“周三前交付”。在提示词里明确材料边界和输出格式，是减少这种问题的基础；微软的官方指南同样建议给出清晰任务、上下文与期望。参考官方提示词说明

不要上传什么

未经授权的客户数据、身份证号、薪酬、病历、源代码、商业报价和涉密会议记录，不应为了方便直接粘到普通公共 AI 服务。先确认公司允许的工具、账号与数据规则；必要时先人工脱敏，或改用企业已批准的环境。

会后 10 分钟检查

• 每个行动项是否都有唯一负责人？
• “下周”“尽快”是否已经换成明确日期或待确认？
• 决定与建议是否区分开？
• 外发前是否删除了不该共享的信息？

AI 可以节省整理时间，但最终确认人仍应是会议主持人或事项负责人。